Verificación de operaciones

Es fundamental poner un límite a las declaraciones inexactas en las cadenas de suministro certificadas FSC. Lo anterior es particularmente cierto para las cadenas de suministro de riesgo elevado. La verificación de operaciones es el proceso de verificación establecido por el estándar FSC de cadena de custodia para asegurar que las declaraciones de productos de salida FSC hechas por titulares de certificados sean exactas y coincidan con las declaraciones de insumos FSC de sus socios comerciales.

FSC Transaction Verification
FSC Denmark / Bablu Singh

Comparación y verificación

La verificación de operaciones es un proceso que compara y luego verifica todas las operaciones dentro de un determinado tipo de producto, grupo o región en el transcurso de un período dado.

Las entidades de certificación serán notificadas cuando resulte necesario emprender una verificación de operaciones. Los titulares de certificados también serán informados y cooperarán con su entidad de certificación para proporcionar los datos que se requiera. El estándar estipula lo siguiente:

1.7: La organización deberá apoyar la verificación de operaciones llevada a cabo por su entidad de certificación y Accreditation Services International (ASI), mediante la entrega de muestras de datos de operaciones FSC según lo solicite la entidad de certificación.

La intención de este criterio es garantizar que el FSC investiga sistemáticamente los tipos de productos, especies y regiones de riesgo elevado y restringe la cantidad de operaciones inexactas. Todos los titulares de certificados de cadena de custodia están sujetos a la verificación de operaciones. Solo se recopilarán datos pertinentes tomados de las facturas y no se exigirá ninguna información financiera.

Proceso

Los pasos 8 a 10 podrían repetirse varias veces para cadenas de suministro consideradas de riesgo elevado.

step
01

Identificación de un posible riesgo

Rumores constantes o indicios de riesgo elevado en una cadena de suministro.
 

step
02

Verificación del riesgo

Investigación emprendida por ASI para verificar el nivel de riesgo. Las auditorías sorpresa forman parte de la verificación.

step
03

El informe de evaluación del riesgo se le envía al FSC

ASI envía la evaluación del nivel de riesgo al FSC con una recomendación de las acciones subsiguientes.

step
04

Recomendación de los expertos en integridad de la cadena de suministro al Comité Directivo de Integridad de la Cadena de Suministro de FSC

El Equipo de Integridad de la Cadena de Suministro de FSC recomienda al Comité Directivo implementar más medidas basándose en la investigación de ASI. 

step
05

Decisión de implementar la verificación de transacciones

Decisión del Comité Directivo de Integridad de la Cadena de Suministro de FSC de implementar la verificación de transacciones en la cadena de suministro. 

step
06

Notificación a todas las entidades de certificación

ASI notifica a todas las entidades de certificación acerca de la próxima petición de verificación de operaciones, incluyendo el calendario y los certificados afectados.

step
07

Información a titulares de certificados afectados

Los titulares de certificados afectados son notificados por su entidad de certificación.

step
08

Petición de datos para verificar operaciones

Se pide a los titulares de certificados afectados que proporcionen los datos para la verificación de operaciones correspondientes a un determinado período.

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09

Los datos de operaciones se analizan

Los datos de operaciones los envía la entidad de certificación a ASI, quien se encarga de analizarlos y verificarlos. Las declaraciones dispares se investigan más a fondo.

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10

Se toma acción con respecto a las disparidades

En caso de evidencia de acciones fraudulentas por parte de titulares de certificados, la unidad jurídica del FSC, el equipo de Integridad de Cadenas de Suministro y ASI emprenden acciones.

Preguntas frecuentes

  1. ¿Cómo envían los titulares de certificados los datos de operaciones?

    Los titulares de certificados pueden presentar sus datos usando formularios predeterminados que el FSC suministra. El formulario requiere información sobre volúmenes comprados y vendidos, así como identificadores únicos tales como números de facturas.

    El FSC ha desarrollado la herramienta ‘Falcon’ para ayudar a los titulares de certificados sujetos a la verificación de operaciones en su preparación de los datos solicitados. De manera alternativa, los titulares de certificados pueden optar por una auditoría en el terreno, en cuyo caso la información de operaciones la recopilará manualmente su auditor, quien enviará los detalles a ASI para su verificación.

  2. ¿Cómo saben los titulares de certificados si están sujetos a la verificación de operaciones?

    Las entidades de certificación notificarán a los titulares de certificados afectados, suministrando instrucciones, plazos y requisitos claros del circuito de verificación de operaciones.

    Más información al respecto: FSC Board Approves Plan To Address False Claims In The FSC System  

     

  3. Saber quién será el encargado de procesar los datos que se presentan en relación con la Verificación de Operaciones y si el proceso incluye la firma de un acuerdo de confidencialidad.

    La Verificación de Operaciones es una actividad de certificación que llevan a cabo las Entidades de Certificación con sus clientes y son las Entidades de Certificación las que recopilan los datos de las operaciones que les proporcionan sus clientes titulares de certificados.

    Al igual que con todas las actividades de certificación y de conformidad con la cláusula 1.8 del estándar FSC-STD-20-001, la Entidad de Certificación “deberá ser responsable, a través de compromisos legalmente ejecutables, del manejo de toda la información obtenida o creada durante el desempeño de las actividades de certificación.” Conforme a la cláusula 2.4.2 del FSC-STD-20-001, la Entidad de Certificación debe tener procedimientos establecidos para “definir los controles que se necesitan para identificar, transportar, transmitir, almacenar, proteger, recuperar y disponer de sus registros relacionados con la implementación de los requisitos FSC, incluyendo controles para salvaguardar la confidencialidad.” Así pues, si a un titular de certificado le preocupan asuntos relacionados con las actividades de certificación, incluyendo la Verificación de Operaciones, el titular del certificado debe plantearle estas preocupaciones a su Entidad de Certificación.

    Las Entidades de Certificación deben haber celebrado los convenios necesarios con sus clientes para cumplir los requisitos del estándar FSC-STD-20-001.

  4. ¿Quién será el encargado de procesar los datos?

    Las Entidades de Certificación proporcionan los datos de las operaciones a ASI para que realice la investigación a través de verificar que las declaraciones de productos de salida FSC hechas por los titulares de certificados son exactas y corresponden a las declaraciones de insumos FSC. Este sistema de pesos y contrapesos es esencial para un sistema de certificación por parte de terceros como el del FSC, y no se puede renunciar a él. 

    Nota: el procesamiento de datos empresariales sensibles y confidenciales es legítimo ya que el procesamiento es necesario para garantizar el cumplimiento del esquema de certificación FSC del que el sujeto de los datos es una de las partes.

    Qué sucede si los datos de las dos partes que comercian entre si no coinciden?
    Cuando ASI comprueba que las operaciones no coinciden entre partes que comercian entre sí, ASI se lo notifica a las Entidades de Certificación de los titulares de certificados en cuestión para pedir información adicional destinada a una investigación más a fondo.

  5. Qué sucede si los datos de las dos partes que comercian entre si no coinciden?

    Cuando ASI comprueba que las operaciones no coinciden entre partes que comercian entre sí, ASI se lo notifica a las Entidades de Certificación de los titulares de certificados en cuestión para pedir información adicional destinada a una investigación más a fondo.

  6. ¿Tendrá el FSC acceso a los datos presentados y los almacenará?

    Al realizar la Verificación de Operaciones, el FSC no espera ni exige recibir, acceder o procesar datos de Verificación de Operaciones. Sin embargo, el FSC efectivamente recibe toda la información y los datos pertinentes sobre las no conformidades identificadas a través de las investigaciones de ASI, para que el FSC pueda tomar las medidas apropiadas con el fin de proteger el esquema FSC y la buena reputación del FSC. El FSC ha celebrado los convenios jurídicos apropiados con ASI y las Entidades de Certificación para manejar estos datos e información.

Documentos

FSC-DIS-40-009 Transaction Verification_Alternatives for strengthening and streamlining the FSC CoC.pdf
PDF, Tamaño: 655.37KB
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